Основные ошибки при работе в Word’е

Среднестатистический пользователь владеет Word’ом на уровне черепахи, принимающей участие в соревнованиях Формулы-1.

Это факт. Мои наблюдения говорят о том, что люди используют Ворд так, как будто это пишущая машинка. Что же именно они делают неправильно? Давайте разберемся.

 

Не понимают, что такое блочная структура документа и не используют стили

Блочная структура – мой термин. Я не знаю применяется ли он официально, но, на мой взгляд, он наиболее точно отражает суть этого подхода.

А заключается она в том, что весь документ разбивается на логические блоки, которые уже не просто являются безродными кусками текста, а имеют определенное назначение.

Чаще всего такими блоками являются заголовки, подзаголовки, цитаты, аннотации, таблицы, названия объектов (например, рисунков), и прочие составляющие документа. А также, как ни странно, обычный текст. Да, «просто текст» – это не просто текст, а тоже блок документа.

Назначение каждому блоку той или иной роли делается с помощью стилей. Именно стили лежат в основе блочной разметки документа.

Они позволяют перейти от ручного оформления текста к автоматизированному. Обычно пользователь, если хочет сделать какой-то текст заголовком, выделяет его и вручную назначает ему увеличенный размер, другой цвет, или делает его жирным. И так со всеми заголовками, по всему документу.

Стили же позволяют задать оформление блока только один раз, а потом мгновенно применять его к выделенному участку текста.

Причем настроенные стили можно использовать не только на одном компьютере, но и легко перенести их на любой другой. Так вы можете использовать одинаковые настройки оформления документов, например, дома и на работе.

Но более быстрое и удобное применение оформления – не все, что позволяет делать блочная разметка. Об этом мы поговорим в следующем пункте.

Не используют инструменты автоматизации

Когда текст разбит на блоки (к нужным участкам текста применены соответствующие им стили), это позволяет вытворять с документом множество полезных вещей, иначе недоступных.

Скажем, если все заголовки 1-го уровня помечены нужным стилем, то достаточно изменить параметры данного стиля, чтобы внешний вид всех этих заголовков мгновенно поменялся по всему документу.

Представьте, если в документе содержится 100 страниц и 20 заголовков. Сколько времени вы себе сэкономите, если вдруг понадобится изменить внешний вид заголовков. То же касается и любых других частей документа.

Дальше, если документ размечен на блоки, то их можно легко менять местами. Например, если нужно какой-либо заголовок с последующим за ним текстом, переместить под другой заголовок, то обычно пользователь выделяет весь нужный участок текста, вырезает его, ставит курсор в нужное место и вставляет вырезанное из буфера обмена.

Это же куча лишних телодвижений!

Вместо этого достаточно зайти в специальный режим разметки документа, который отображает все заголовки, и передвинуть нужный нам заголовок на одну позицию вниз/вверх (или куда требуется). Всё, два клика вместо десяти!

Кроме того, в размеченном документе можно автоматически создавать оглавление. Ведь если все заголовки отмечены, то редактор может собрать их все вместе и прописать номера страниц, на которых располагается каждый заголовок. Это и есть оглавление.

Причем даже если вы будете редактировать документ дальше и некоторые разделы переедут на другие страницы, Word сможет автоматически отследить эти изменения и отразить их в оглавлении. Вот так. А многие юзеры делают оглавление вручную.

И это далеко не все приятные «последствия» применения стилей в документах Word’а.

Не владеют разметкой страниц

Разметка страниц в Word’е – это все параметры, связанные с их размером, ориентаций, полями, использованием колонок и некоторые другие.

Когда нужно настроить их для всего документа, то тут большинство пользователей справляется, т.к. соответствующие кнопки вынесены на панель инструментов вверху (ленту).

А вот если нужно изменить разметку страниц только для части документа, то тут многие уже теряются.

Скажем, нужно нам сделать страницы с 5-й по 7-ю не с книжной, а с альбомной ориентацией. А все последующие – снова с книжной. Не все справятся, т.к. не знают, как пользоваться инструментом «Разрывы».

Не умеют пользоваться инструментами форматирования

Все знают такие инструменты форматирования шрифта как «Размер», «Цвет шрифта», «Жирный», «Курсив», «Подчеркивание».

Именно с их помощью пользователи обычно оформляют документы, вручную применяя нужные свойства к каждому элементу в документе.

Но существует еще много других инструментов, о которых не все и знают. Они позволяют делать документ более выразительным, улучшают восприятие информации при его чтении.

Это различные текстовые эффекты, тени, отражение, выделение фоновым цветом, масштаб символов, межзнаковый интервал, смещение.

Не менее важны и параметры абзаца. Те, кто не знают, как они устроены, часто не понимают, почему абзацы располагаются определенным образом.

Например, у абзацев задан отступ как «перед», так и «после». И когда два абзаца расположены друг за другом, отступы накладываются и могут давать больший промежуток между ними, чем установлено для одного из абзацев. Т.е. они как бы влияют друг на друга.

Также у абзацев много других свойств. Например, границы, заливка, межстрочный интервал, положение на странице.

Когда человек не представляет, как все они работают, форматирование текста может быть очень неэффективным и «нервно-затратным» делом.

Не используют ссылки и связи

Ссылки в текстовом документе делают его похожим на веб-страницу. И это очень удобно.

Например, с помощью инструмента «Закладки» вы можете делать произвольные ссылки из одной части документа на любую другую.

Еще есть тип ссылок, которые ведут на любой объект в документе: заголовок, рисунок или таблицу. С их помощью очень удобно ссылаться на нужные места в тексте, даже не нужно специально создавать закладки. Можно сформировать список всех объектов в документе, например, рисунков. Все названия в этом списке будут также кликабельными ссылками. Это своего рода «оглавление рисунков».

Другой тип ссылок – обычные и концевые сноски, которые помогают вынести в конец страницы или документа перечень вспомогательной информации к тексту.

Ну и, конечно, в документе можно делать ссылки на веб-страницы, по которым также можно переходить. Причем они могут быть как в явном виде (начинаются с http://), так и в виде слова или фразы, на которую можно кликнуть.

Не умеют работать с таблицами

Таблицы в Word’е – это целый мир. Там довольно много настроек, неудивительно, что многие пользователи в них «плавают».

В результате таблицы часто получаются кривоватыми и отличающимися одна от другой. Естественно, это не придает документу опрятности.

И опять же, для таблиц существуют свои стили, что позволяет быстро менять внешний вид как отдельных таблиц, так и всех таблиц в документе.

 

Я перечислил лишь основные причины, по которым многие пользователи работают в Ворде на примитивном уровне. Есть еще ряд вспомогательных функций и настроек, незнание которых также уменьшает возможности создания качественно выглядящих документов.

Если вы хотите в совершенстве освоить Word, научиться делать эффектные и стильные документы, а также в 3-5 раз сократить время на их создание, изучите новый видеокурс «Неизвестный Word». Он раскрывает секреты текстового редактора, о которых не подозревают 95% пользователей: